テレワークでも“会議を開きたがる人”が生み出す「膨大なムダ」

テレワークが上手く行かない場合は、タスク管理を見直してみる

タスク管理をすでに実施している方もいるかと思いますが、それでも上手く行かない場合は、タスクを管理しているレベルが粗いことが考えられます。

「個人が一日単位で何をするか」を明確にしておかないとタスク管理は機能しません。例えば、マーケティングにおいてアンケート調査を実施するという仕事がありますが、「アンケート調査を今月中に行う」など、非常に大雑把に管理している人がいます。

アンケート調査には、「調査対象や質問項目を決める」、「予算を決める」、「調査を実施する会社を選定する」、「調査日を決める」、「集計レポートを作成する」など詳細な仕事があります。

「調査対象や質問項目を決める」場合、関係者を集めて意見を聞くことなどが必要ですが、仕事に慣れていないと社内の誰に相談すべきか段取りが立てられません。「予算を決める」というタスクに関しても、上司の承認を得るための段取りを決めなければなりません。

仕事の段取りができるベテラン社員であれば、テレワークでもオフィスと変わらず仕事ができますが、まだ慣れていない新人は、何をすべきか分からず仕事が止まってしまいます。

職場で仕事をしている場合は、新人は先輩社員の背中を見て育つこともできるかもしれませんが、テレワークでは不可能です。タスク管理が不十分な状態で、新人の働き方が悪いと言っても仕方ありません。問題はタスク管理にあるからです。

こうした問題を防ぐには、“個人が一日単位で何をするべきか”というレベルにまで仕事を分解して、担当者に伝えなければなりません。テレワークでは、担当者一人ひとりの具体的な作業内容が分かるようにタスク管理を行うことが必要です。

テレワークで目指すべき働き方

テレワークにおいてタスク管理が重要であることは説明しましたが、特定の個人だけがタスク管理をして仕事を順調に進めていても、他の人が円滑に業務を進めることができなければ、組織全体としては問題が生じます。

また、上司が必要な説明をせずに担当にタスクを割り当てても、仕事内容が分からず困る部下が出てきます。テレワークにおいては、コミュニケーションの機会は、必然的に減少しますからコミュニケーションの対策は必要です。

ここで、コミュニケーションの減少を以下の2つの観点から分析します。

(3) コミュニケーションの頻度が減る
(4) 一度のコミュニケーションで伝わる情報量が減る

テレワークでは情報の頻度と量が減るわけですから、全体で伝わる情報量は、大幅に減少します。コミュニケーション頻度と情報量は、以下の掛け算の関係で減っていきます。

全体の情報量 ＝ 頻度 × 一度に伝わる情報量

例えば、コミュニケーションの頻度が半分、一度に伝わる情報量も半分となると、図のように、全体の情報量は合計で1/4に減ってしまいます。

コミュニケーション頻度の減少に対する対策として、LINEなどのメッセージングアプリを活用することが有効です。

職場では、「プレゼンテーションのテンプレート送って？」など気軽に相手に依頼をする、「資料のテンプレートどこにある？」などの簡単な質問をすることもできますが、テレワークでは、そうはいかなくなります。

お互いが自宅で仕事をしていると電話をかけることをためらうこともあるでしょうし、メールを送る場合はフォーマルな文章を書く習慣がついている方が多いので、なかなか気軽に送信できなくなってしまいます。こうしたことは、メッセージングアプリを使うことで解決できます。

ただし、SNSのメッセージングアプリを活用する場合は、注意が必要です。SNSに関しては、普段はプライベートで使用する方が殆どです。SNSを仕事で使うことに抵抗を感じる人もいます。

一方で、SNSで会話をするとフランクになり過ぎる人もいます。こうしたことから、SNSに関しては賛否両論あります。

しかし、メールや電話だけでコミュニケーションをすると、どうしてもコミュニケーション不足に陥ります。SNSを適切に使用するためにはルールを作成することが必要です。